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Change Begleitung: SAP S4/HANA Implementierung

Ben Heigert May 10, 2019 5 MINUTE READ

Was haben Digitalisierungsvorhaben eines globalen Technologiekonzerns mit Organisationsentwicklung zu tun? Viele Unternehmen haben bereits ihre Erfahrungen mit größeren IT-Transformationen gemacht. Ganz gleich, ob es sich um die Zusammenlegung von Systemen, die Einführung eines neuen ERP oder das Update auf ein neues Release handelt – in der Regel laufen derartige Projekte nicht so rund, wie gewünscht.

Dabei ist nicht das System oder die technische Lösung das Problem. Ganz im Gegenteil – oft bringt die neue IT-Landschaft deutliche Produktivitätsgewinne und schafft die Möglichkeit, Geschäfts­prozesse weiter zu digitalisieren, zu standardisieren und zu harmonisieren. Also warum sind solche Projekte so „schwierig“ oder „negativ belegt“?

Auch das IT Transformationsprojekt (Einführung von SAP S4/HANA) in der Zentrale unseres Kunden Freudenberg in Weinheim hat gezeigt, dass der Fokus bei IT-Transformationen nicht ausschließlich auf den System- und Prozess Change gelegt, und der People Change vernachlässigt oder gar gänzlich vergessen werden darf.

Bei Freudenberg kam es gerade darauf an, dass die Nutzer bzw. Mitarbeiter richtig abgeholt und mitgenommen werden und mit einem positiven Mindset die Veränderung vorantreiben. Es wurde von Anfang an die Haltung „umfangreiche Trainings zum neuen System genügen“ vermieden. Diese sind selbstverständlich alternativlos und wichtig – aber nur durch Schulungen, in denen die „Klick­reihenfolge“ gezeigt wird, um einen Prozess oder eine Bestellung auszulösen, ist im Kopf und auch im Handeln noch nicht viel passiert. Die Mitarbeiter müssen den Sinn hinter den veränderten Systemen und Prozessen verstehen, die neuen Prozesse und digitalen Technologien auf den eigenen Arbeitsalltag übertragen können und dies dann tatsächlich auch tun.

Die Rollen der BBH waren eindeutig an den Phasen des Projekts ausgerichtet. Am Anfang ging es hauptsächlich um die Begleitung des Projektteams, die Unterstützung der Workstreams sowie die Verankerung als Businessprojekt und nicht als reines IT-Projekt. Durch die technischen und prozessualen Neuerungen wurden außerdem notwendige Organisations­änderungen identifiziert, neue Rollen und Verantwortlichkeiten gemeinsam mit den Führungskräften erarbeitet und anschließend unter Einbindung der Mitarbeiter umgesetzt.

Im weiteren Projektverlauf und immer näher am Go Live wechselte die Stoßrichtung hin zu den Nutzern sowie der Frage, wie die Akzeptanz der neuen System- und Projektlandschaft kontinuierlich weiterentwickelt werden kann.

Wir bei BBH haben uns als Umsetzungsberatung darauf spezialisiert, genau diese Lücke im Rahmen von IT-Transformationen zu schließen. Mit CO/MM/A (Corporate Mood & Mind Approach) haben wir hierfür einen innovativen Ansatz entwickelt und bei FREUDENBERG erstmals zum Einsatz gebracht. Damit ist es gelungen, sowohl vor, während als auch nach der eigentlichen Transformation alle betroffenen Mitarbeiter einzubinden, sie bedarfsbezogen über den aktuellen Stand, die Ziele und das weitere Vorgehen im Projekt informiert zu halten sowie ihren direkten Input einzuholen.

Gleichzeitig haben wir das Feedback der Mitarbeiter zur kontinuierlichen Fortschrittsmessung im Projekt genutzt und daran die Ausgestaltung der Kommunikationsmaßnahmen proaktiv ausge­richtet. Zusätzlich diente die jederzeit transparente Sicht auf die Situation im Unternehmen dazu, Auffälligkeiten – wie z.B. Widerstände in bestimmten Bereichen oder Wissensdefizite zum Projekt in einer Funktionsgruppe – gezielter und frühzeitiger nachzugehen.

Insgesamt ist es uns so gelungen, eine positiv-konstruktive Stimmung zur IT-Transformation aufzubauen und die Veränderungsgeschwindigkeit sowie den Umsetzungserfolg deutlich anzuheben.